Política SARLAFT

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIACIÓN DE PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA – SARLAFT

1. INTRODUCCIÓN

SEGURIDAD RAMSAN LTDA. Es una empresa dedicada a brindar seguridad integral con excelencia, innovación y compromiso, construyendo confianza a través de la protección a personas y bienes. Comprometida con el cumplimento de las Políticas del Sistema de Administración de Riesgos contra el Lavado de Activos, contra la Financiación del Terrorismo y contra la Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SARLAFT.

Para este propósito se cuenta con un Oficial de Cumplimiento quien es la persona natural designada por la empresa obligada que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de las políticas y los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FP.

2. ALCANCE

Esta política está basada en la Circular Externa 20240000245 del 14 de febrero de 2024 de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, por medio de la cual se fijan lineamientos a los servicios de vigilancia y seguridad privada para la implementación del Sistema de Administración de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción masiva SARLAFT 2.0.

3. OBJETIVO

Las políticas son los lineamientos establecidos por la organización para diseñar y poner en marcha de manera efectiva la administración del riesgo de lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. De acuerdo con lo anterior, son orientaciones que hacen parte general del sistema y deben ser cumplidas en su totalidad por parte de todos los miembros de la organización y contraparte que tengan relación con esta.

4. LINEAMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA

La debida diligencia le permite a la organización el conocimiento de los clientes o contrapartes, teniendo en cuenta las características particulares del negocio y la forma de comercialización de los bienes que produce o de los servicios que presta. Por consiguiente, toda actividad de vinculación con clientes y/o contrapartes que implique pago o intercambio de activos en dinero o especie, deberá realizarse de acuerdo con los lineamientos establecidos en los documentos definidos en los procesos de la empresa con el fin de llevar un adecuado control y conocimiento de los clientes y proveedores.

Esta incluye el diligenciamiento del formato de conocimiento del cliente o contraparte aplicable a cada procedimiento, el cual hace parte de este manual. Adicionalmente, la debida diligencia incluye la entrega de documentación soporte y consulta en listas restrictivas. La consulta en listas restrictivas se realizará de la siguiente manera:

1. Para personas naturales se consultará con número de identificación y nombre completo.

2. Para personas jurídicas se consultará el NIT y razón social de la empresa. Si la empresa ha cambiado de razón social, deberán consultarse todas aquellas razones sociales a las que haya respondido. De igual forma se consultará al representante legal y socios que tengan una participación en el capital social igual o superior al cinco por ciento (5%) por lo que será necesario aportar la copia de la identificación bien sea cédula de ciudadanía o pasaporte.

3. Se consideran listas restrictivas para decidir no establecer relación con un cliente o Contraparte: las listas OFAC y las del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (ONU).

4. Los procesos de Debida Diligencia se aplicarán a los siguientes tipos de Clientes o Contrapartes:

   • Clientes
   • Colaboradores
   • Proveedores
   • Socios

La Organización no tendrá vínculo alguno con Clientes o Contrapartes que se encuentren en cualquiera de las siguientes situaciones:

a) Personas incluidas en las listas emitidas mencionadas anteriormente como restrictivas para establecer una relación con un cliente o contraparte.

b) Personas que rehúsen entregar la documentación que permita realizar una plena identificación del titular y/o beneficiario final.

Adicionalmente la Empresa incorporará en los contratos con los diferentes terceros, clausulas como mecanismo de prevención de riesgo de LA/FT/FP que le faciliten para terminar la relación contractual cuando el cliente o contraparte sea incluida en listas restrictivas de la OFAC o de la ONU o se encuentre vinculado por las autoridades a investigaciones de LA/FT/FP.

5. DEFINICIONES

• Beneficiario Final: es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) directa o indirectamente a un cliente y/o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) naturales que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica.

  1. Son beneficiarios finales de la persona jurídica los siguientes: a. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio b. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o activos de la persona jurídica c. Cuando no se identifique ninguna persona natural en los numerales 1) y 2), se debe identificar la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

• Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de productos de la Empresa.

• Debida Diligencia: es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones, que se desarrolla establecido en el numeral 5.4.3 de esta Circular.

• Financiamiento del Terrorismo o FT: es el delito regulado en el artículo 345 del Código Penal Colombiano. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

• Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva o FP: es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable.

• LA/FT/FP: para efectos de la presente Circular, significa Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

• Lavado de Activos o LA: es el delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal Colombiano. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el productos de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

• Listas Vinculantes-Cautelares o Restrictivas: son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación Colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al Derecho Internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas). La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada mantendrá en su página web un listado de las Listas Vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas.

• SARLAFT: es el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Mecanismo que permite a las entidades prevenir la pérdida o daño que pueden sufrir por su propensión a ser utilizadas como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, por sus clientes o usuarios.

6. ASPECTOS GENERALES Y SEÑALES DE ALERTA

• No prestar el nombre de la compañía para realizar negocios o movimientos de dinero de terceros.

• Dudar de cualquier propuesta de negocio que represente rentabilidades injustificadas e injustificables.

• Dudar de proveedores que suministren productos a precios menores o iguales que su costo, e incluso a precios mucho menores que los normalmente ofrecidos en el mercado.

• No prestar ningún producto financiero de la compañía para efectuar operaciones financieras de terceros.

• Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago.

• Para todos los pagos en cheque, únicamente para consignación en cuenta del primer beneficiario.

• Dejar evidencia completa y suficiente de todas las transacciones de los productos financieros.

• En los procedimientos de creación de clientes y proveedores, solicitar documentación completa para conocer a la empresa o persona como: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Estados Financieros, Referencias Bancarias y/o Comerciales.

• En contratos de cuantías considerables, efectuar visitas a las instalaciones del cliente o proveedor.

• Para minimizar el riesgo de conflictos de interés, los traslados y demás costos en que se incurran para estas visitas deben ser asumidas por SEGURIDAD RAMSAN LTDA.

• Realizar consulta de los potenciales clientes y proveedores en las listas internacionales, mínimo en la OFAC o lista Clinton.

• Tener documentos soporte de la totalidad de operaciones con clientes y proveedores.

• En caso de identificar actividades sospechosas por algún funcionario de la compañía relacionadas con LA/FT/FP, denúncielo ante el Oficial de Cumplimiento.

• En caso de conocer de actividades sospechosas de personas y empresas relacionadas con el LA/FT/FP, absténgase de realizar cualquier tipo de negocio, contrato o transacción en nombre de SEGURIDAD RAMSAN LTDA. Igualmente puede reportarla al Oficial de Cumplimiento.

• Realizar campañas de divulgación de la presente política con empleados, clientes y proveedores para fortalecer la cultura de denuncia frente a hechos ilegales de esta índole.

• Dudar de transacciones que se inician en el nombre de un individuo y son finalizadas a nombre de otro sin una explicación lógica para el cambio de nombre.

• Dudar de transacciones en las que alguno de los pagos se hace por parte de un tercero, distinto de las partes implicadas.

• Dudar de la constitución de sociedades con capital en efectivo en el que figuren como socios menores de edad, incapacitados o entidades de las cuales no es posible identificar el origen de sus recursos.

• Inclusión del cliente, proveedor o contratista en listas nacionales o internacionales sobre vínculos con posibles actividades ilícitas relacionadas con el LA/FT/FP.

• Dudar de transacciones en las que intervienen personas jurídicas de reciente creación, cuando la cantidad de la operación es mucho mayor al compararla con su capital social.

7. RIESGOS ASOCIADOS

Para tomar conciencia de la importancia que tiene la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, se describen a continuación los riesgos asociados a una práctica de negocios sin control y/o desconocimiento del tema:

• Pérdida de reputación
• Hacer parte de rumores
• Ser incluidos en listas negras
• Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero
• Pérdida de relaciones comerciales con otros países
• Pago de multas y sanciones
• Problemas legales en procesos judiciales

Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con tesorería (pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas), compras (negociaciones con proveedores de bienes y servicios) y ventas.

8. VIGENCIA

El Sistema para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo que se implementa con el presente Manual, tiene plena vigencia a partir del mes de mayo de 2018.

9. CONTROL DE CAMBIOS

• Versión: 01, Fecha: 18/10/2018, Descripción: Creación de documento
• Versión: 02, Fecha: 08/02/2023, Descripción: Actualización de Documento
• Versión: 03, Fecha: 15/04/2024, Descripción: Actualización del Documento
• Versión: 04, Fecha: 15/10/2024, Descripción: Actualización del Documento